DMS: Document Management System

Dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti

Dematerializzare e digitalizzare la gestione documentale significa aumentare la qualità e l’efficienza del lavoro degli operatori.

Caratteristiche DMS

Le soluzioni software di Document Management System dell’offerta Upsystems sono strumenti validi per la gestione documentale, grazie ai quali è possibile acquisire, archiviare, consultare e distribuire i documenti in modo completamente digitale, migliorando la gestione e il controllo di tutti i flussi documentali all’interno e all’esterno dell’organizzazione aziendale.
Grazie alla creazione di un archivio centralizzato ogni documento, che sia scansionato o creato digitalmente, può essere facilmente archiviato in base alla sua tipologia di appartenenza. In questo modo, il documento è recuperabile e fruibile in modo rapido e intuitivo in qualunque momento.
Le soluzioni DMS garantiscono:
• La completa dematerializzazione dei flussi documentali.
• Un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi.
• La totale tracciabilità e reperibilità dei documenti.
• L’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza.
• La riduzione dei costi

Nell’attuale contesto digitale si assiste a una migliore gestione dell’archiviazione e della fruibilità documentale, nonché a una sensibile riduzione dei costi di gestione, oltre a quelli di impatto ambientale.

Funzioni principali

• Ricezione e acquisizione dei documenti
• Archiviazione digitale per tipologia di documento
• Conservazione sostitutiva a norma di legge
• Scansione digitale di documenti cartacei
• Creazione di documenti digitali nativi
• Storicizzazione dei documenti archiviati
• Classificazione documentale per una ricerca facile
• Barcode OCR per facilitare riconoscimento
• Protocollo informatico per certificazione
• Condivisione e distribuzione dei documenti archiviati
• Workflow grafico con flussi predefiniti
• Notifiche gestite via mail

Punti di forza

• Applicazione interamente web-based
• Maggiore efficienza nella gestione documentale
• Riduzione dei costi di gestione documentale
• Modulo parametrico e configurabile
• Ricerche immediate a scopo consultativo
• Accessibilità garantita da credenziali di accesso
• Possibilità di creare pacchetti di distribuzione
• Invio delle comunicazioni con canali telematici
• Condivisione unificata con clienti e fornitori
• Possibilità di creare collegamenti tra documenti

 

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