Infinity DMS
La soluzione per una gestione documentale innovativa
Ogni attività, impresa ed organizzazione ha la necessità di gestire l’invio, la ricezione e l’archivio di documenti da svariate fonti ed in formati differenti. Tuttavia, scambiare ed organizzare una mole di dati simili senza avvalersi di una soluzione innovativa e specifica può influire negativamente sull’operatività quotidiana e la fruizione dei servizi in azienda.
Semplifica e velocizza il flusso documentale
Upsystems S.p.A., risponde a questa esigenza della tua azienda con Infinity DMS, il software web based, sviluppato da Zucchetti e appartenente alla suite Infinity, in grado di ricevere, acquisire, protocollare e catalogare per poi condividere, distribuire o archiviare ogni documento, indipendentemente dalla complessità della rete di informazioni e dalla grandezza dell’impresa.
Grazie ad una soluzione simile, i documenti non solo diventano più accessibili e facilmente consultabili, ma si trasformano in preziose informazioni. Elimina obsoleti archivi cartacei, digitalizza le informazioni e trasforma la tua azienda in un vero paperless office rispettando tutte le più recenti normative in vigore riguardo la conservazione documentale.
I vantaggi di Infinity DMS
Una piattaforma di Document Management System come Infinity DMS permette un approccio innovativo alla gestione documentale, creando un archivio digitale collaborativo, dove ogni ruolo coinvolto può accedere, importare ed esportare documenti all’interno dello spazio virtuale dell’azienda.
- Dematerializza i documenti e i flussi cartacei ed elimina archivi su carta
- Acquisisci massivamente e tramite barcode elevati numeri di documenti
- Riduci i tempi di consultazione e costi di gestione del documento
- Accedi anche da remoto e in mobilità ad ogni informazione
- Organizza, cataloga analiticamente ogni documento
- Automatizza la protocollazione, l’invio e l’uscita dei documenti secondo le regole
Le funzionalità di Infinity DMS
- Ricezione e acquisizione
Acquisisci file e documenti in qualsiasi formato ed estensione
- Protocollazione
Importa ed acquisisci documenti secondo un apposito sistema di ingresso e uscita
- Classificazione
Imposta classi documentali e attributi (metadati) per catalogare meglio i documenti e semplificare la ricerca
- Versioni e revisioni
Tieni traccia delle modifiche e revisioni apportate ad ogni documento.
- Check-in/Out
Garantisci l’accesso simultaneo di più utenti allo stesso documento
- Ricerca
Funzione di ricerca per individuare i documenti all’interno del database
- Condivisione
Metti in condivisione documenti archiviati e crea cartelle condivise con diverse profilazioni
- Distribuzione
Controlla lo stato di completamento e distribuzione dei documenti tra utenti interni ed esterni all’azienda. Imposta sistemi di notifiche automatiche via e-mail ed SMS.
Infinity DMS si avvale anche di moduli aggiuntivi per ampliare ulteriormente le funzionalità, tra cui BPM (Business Process Management) con cui gestire tutti gli aspetti di comunicazione ed invio documenti al personale, EDS (Extended Document Server) dove archiviare tutti i documenti e i dati per una condivisione, sia locale che remota, criptata, indicizzata e compressa. Conserva in formato digitale e a norma di legge i documenti cartacei e sfrutta gli strumenti di Firma Digitale avvalendoti di lettori e smart card.
I prodotti della suite Infinity Zucchetti supportano le realtà aziendali nell’evolversi in un vero Virtual Workspace, dove ogni servizio ed informazione è sempre accessibile ed alla portata di browser grazie ad ambienti di lavoro intuitivi che semplificano il tuo business.
Upsystems S.p.A. è Centro di Competenza Infinity Zucchetti in grado di proporre le soluzioni più adatte al tuo business.
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