La trasparenza e l’etica, nel contesto lavorativo, sono tra gli elementi di maggiore importanza per le aziende che desiderano mantenere la fiducia dei loro stakeholder e preservare la propria integrità.
In questo scenario, il whistleblowing (lett. soffiare col fischietto), ovvero la segnalazione interna di comportamenti illegali o non etici all’interno di un’organizzazione, sta guadagnando sempre più attenzione, specialmente in vista delle nuove normative europee che ne definiscono i canali e le modalità di segnalazione.
In questo articolo, esploreremo l’importanza del whistleblowing nelle aziende, come possa contribuire a promuovere una cultura più responsabile e quali obblighi e normative sono in vigore per garantire la sicurezza delle aziende e dei lavoratori.
La Direttiva UE n. 2019/1937
Dal 30 marzo 2023, in Italia è entrato in vigore il Decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, che recepisce la Direttiva UE n. 2019/1937 riguardante la tutela dei lavoratori che segnalano in forma anonima possibili violazioni ed illeciti all’interno della propria azienda.
La normativa, a partire da luglio 2023, ha già coinvolto sia la Pubblica Amministrazione che le aziende con oltre 250 dipendenti che hanno dovuto implementare ed attivare dei canali interni in grado di raccogliere e gestire opportunatamente ogni segnalazione di whistleblowing.
Chi è coinvolto e quando entrano in vigore i nuovi obblighi
Per tutte le altre imprese con oltre 50 dipendenti, l’obbligo di conformarsi alla normativa entrerà in vigore il 17 dicembre 2023. Le aziende private con minimo cinquanta dipendenti, sia a tempo indeterminato che determinato, dovranno pertanto dotarsi di sistemi di segnalazione anonima degli illeciti per garantire la protezione dei lavoratori.
Indipendentemente dalla normativa in vigore e dalla dimensione della propria azienda, attivare già da ora un sistema di whistleblowing permetterà di tutelare l’integrità e la sicurezza di ogni realtà di business.
Cosa fare per adeguarsi alla compliance
Entro il 17 dicembre 2023, dunque, per adeguarsi alla nuova normativa, le aziende dovranno predisporre canali interni di segnalazione che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione. Questi canali possono essere gestiti internamente o delegati a soggetti esterni autonomi e specializzati.
Le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta o orale, tramite linee telefoniche, messaggistica vocale o incontri diretti. Dopo la ricezione della segnalazione, l’azienda avrà a disposizione sette giorni per inviare un avviso di ricevimento al segnalante e successivamente dovrà fornire una risposta entro un massimo di tre mesi dalla data dell’avviso.
Inoltre, i portali e le procedure di whistleblowing dovranno essere facilmente fruibili, in modo da rendere chiari i canali, i passaggi e i presupposti per le segnalazioni.
Cosa comprendono le segnalazioni
Le segnalazioni riguardano possibili comportamenti o omissioni lesivi dell’interesse pubblico, dell’integrità dell’amministrazione o dell’azienda privata. Ciò comprende illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, violazioni dei modelli di organizzazione e gestione, illeciti relativi agli atti comunitari o nazionali in materia di appalti, servizi e prodotti finanziari, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente e della salute pubblica, nonché atti od omissioni lesivi degli interessi finanziari dell’UE o del mercato interno.
Gli strumenti per gestire le procedure di Whistleblowing
La gestione delle segnalazioni e di tutte le attività relative al whistleblowing può essere svolta tramite apposite piattaforme messe a disposizione delle aziende.
Una piattaforma di whistleblowing efficace, infatti, deve:
- essere facilmente accessibile e fruibile tramite web
- tutelare la ricezione confidenziale e criptata di ogni segnalazione ricevuta
- garantire il monitoraggio e la gestione di tutte le segnalazioni
- permettere la creazione della reportistica necessaria alle funzioni e agli organi preposti, e fornire visibilità in tempo reale sulle segnalazioni, sui provvedimenti e sulle azioni correttive
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Il whistleblowing, riflessioni conclusive
Con l’entrata in vigore del recente Decreto Legislativo numero 24 del 10 marzo 2023, le aziende italiane si trovano di fronte a nuove responsabilità nell’ambito del whistleblowing. Questa legislazione mira a promuovere una cultura di segnalazione degli illeciti agevolata e, allo stesso tempo, a garantire la tutela dei diritti dei lavoratori che scelgono di denunciare possibili comportamenti scorretti.
Poiché spesso sono i dipendenti stessi i primi a rilevare situazioni anomale all’interno dell’azienda, diventa fondamentale per qualsiasi azienda non solo proteggere i whistleblower, ma anche incoraggiarli attivamente. In effetti, per far sì che il sistema di whistleblowing diventi un efficace strumento di miglioramento aziendale, è essenziale che i vertici aziendali promuovano attivamente questa pratica, diffondendo l’idea che la segnalazione di irregolarità rappresenta una opportunità di crescita per l’intera organizzazione imprenditoriale.
