Gestire persone, attività e processi amministrativi con strumenti specializzati aiuta l’azienda a lavorare meglio. Ma quando questi strumenti non comunicano, una parte del vantaggio si perde tra inserimenti duplicati, verifiche manuali e informazioni da riallineare.
Per evitare questi passaggi, Upsystems ha sviluppato il connettore tra Zucchetti Ad Hoc Infinity e Fluida: una soluzione che mette in relazione il gestionale ERP con la piattaforma utilizzata per la gestione delle persone e delle attività operative.
Il risultato è un flusso più semplice: le informazioni vengono inserite nel sistema più adatto a raccoglierle e rese disponibili anche dove servono per proseguire il processo.
Quando due strumenti validi lavorano separatamente
Senza un collegamento tra ERP e gestione delle persone, la stessa informazione può dover essere registrata o controllata più volte.
Una commessa creata in Ad Hoc Infinity, per esempio, deve essere resa disponibile ai dipendenti che registrano le proprie attività in Fluida. Allo stesso modo, una nota spese approvata in Fluida deve poi arrivare all’amministrazione per essere gestita correttamente.
Questi passaggi manuali possono causare:
● tempo impiegato in operazioni ripetitive;
● errori di trascrizione o informazioni incomplete;
● dati non aggiornati nello stesso momento;
● ritardi nelle attività amministrative;
● maggiore difficoltà nel capire dove si è interrotto un flusso.
Il connettore riduce questa frammentazione e crea continuità tra il lavoro svolto dalle persone e le successive attività gestionali.
Cosa cambia con il connettore Ad Hoc Infinity-Fluida HR Suite
Il connettore fa viaggiare automaticamente le informazioni previste tra i due ambienti, secondo regole definite sulla base dell’organizzazione aziendale.
Clienti e commesse disponibili anche in Fluida
In Fluida arrivano anche i clienti e le commesse create in Ad Hoc Infinity, disponibili come riferimento per progetti, attività e spese. Chi lavora sul campo trova quindi dati già coerenti con il gestionale, senza doverli cercare altrove.
Anagrafiche dei dipendenti allineate
Quando un dipendente viene inserito o aggiornato in Fluida, lo stesso dato può confluire in Ad Hoc Infinity senza bisogno di ridigitarlo. Le anagrafiche restano così allineate su entrambi i sistemi, con un solo punto di aggiornamento.
Attività e note spese verso l’amministrazione
Anche il lato amministrativo ne beneficia: dichiarazioni di lavoro e note spese seguono i percorsi gestionali previsti e arrivano già abbinate al dipendente, cliente o commessa corretti. Chi le riceve può lavorarci direttamente, con meno controlli incrociati da fare a mano.
Dal lavoro quotidiano ai processi amministrativi
L’integrazione collega i diversi momenti dello stesso processo:
1. l’azienda crea e gestisce clienti e commesse in Ad Hoc Infinity;
2. le informazioni necessarie vengono rese disponibili in Fluida;
3. i dipendenti registrano attività e spese nel contesto corretto;
4. i dati previsti tornano nel gestionale;
5. l’amministrazione può completarli e utilizzarli nei propri flussi.
Ogni persona continua a usare lo strumento più vicino alle proprie esigenze, mentre l’azienda ottiene un processo complessivamente più ordinato e continuo.
I benefici concreti per l’azienda
Meno inserimenti manuali
Le informazioni già presenti in un sistema non devono essere ricopiate nell’altro quando rientrano nei flussi integrati. Le persone possono dedicare meno tempo alle attività a basso valore e più tempo al proprio lavoro.
Dati più coerenti
Clienti, commesse, dipendenti, attività e spese vengono condivisi secondo regole definite. Si riduce così il rischio di lavorare su versioni diverse della stessa informazione.
Processi amministrativi più rapidi
I dati generati durante il lavoro quotidiano arrivano più velocemente a chi deve controllarli, completarli o registrarli. Questo riduce attese, richieste di chiarimento e passaggi tra uffici.
Anomalie più facili da individuare
Lo stato degli scambi è controllabile e, se un’informazione non può essere trasferita correttamente, i referenti possono essere avvisati. L’azienda interviene quindi in modo mirato, senza dover verificare manualmente ogni operazione.
Adatto anche a organizzazioni multi-azienda
Il connettore può gestire associazioni distinte tra le aziende presenti in Ad Hoc Infinity e le corrispondenti organizzazioni in Fluida, mantenendo separati e coerenti i rispettivi flussi.
Un’integrazione costruita sui processi dell’azienda
Non tutte le organizzazioni gestiscono persone, commesse e spese nello stesso modo. Per questo il connettore viene configurato tenendo conto dei moduli utilizzati, delle regole amministrative e delle informazioni che devono essere condivise.
L’obiettivo non è trasferire ogni dato indistintamente, ma collegare soltanto ciò che serve, nella direzione corretta e nel momento utile al processo.
Il ruolo di Upsystems
Upsystems parte dall’analisi dei processi esistenti per individuare quali informazioni integrare, quali regole applicare e come gestire controlli ed eventuali eccezioni.
L’azienda viene affiancata nella configurazione, nei test e nella messa in esercizio, con l’obiettivo di ottenere non un semplice collegamento tra due software, ma un processo digitale più fluido, affidabile e vicino al modo in cui le persone lavorano davvero.
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